Un nuevo estudio de Amadeus revela que los líderes priorizan la experiencia de los empleados junto con la transformación digital en viajes y gastos.

Acelerar la transformación digital de viajes y gastos (T&E) será vital para mejorar la experiencia de los empleados y alcanzar los objetivos corporativos el próximo año, según un nuevo estudio realizado por Forrester Consulting, encargado por Amadeus Cytric Solutions. El estudio, publicado hoy, encuentra que los líderes mundiales reconocen cada vez más que, para que sus negocios tengan éxito, deben diseñar procesos que respalden a su fuerza laboral en un mundo de trabajo nuevo e híbrido.

El estudio se basó en una encuesta de 525 tomadores de decisiones involucrados en la gestión de viajes y gastos para grandes corporaciones, en nueve mercados y cinco entrevistas en profundidad. Reveló que ha habido progreso en el impulso hacia la automatización, con el 80 por ciento de los encuestados globales afirmando que T&E está más digitalizado en comparación con otros procesos dentro de sus empresas. Esto se compara con una cifra del 67 por ciento cuando se realizó la última encuesta en 2020. Pero la gestión actual de T&E aún presenta varios desafíos, incluidos procesos manuales y fragmentados, cumplimiento y seguridad.

Alrededor del 34 por ciento citó la gestión del cumplimiento de los viajes, como visas y permisos de trabajo, así como las preocupaciones de privacidad y seguridad para el 31 por ciento de ellos, como el principal desafío actual, mientras que el 30 por ciento argumentó que los procesos manuales ejercen presión sobre la productividad de los empleados. El trabajo encontró que mejorar la integración entre las tecnologías de T&E y otros sistemas empresariales era la máxima prioridad (72 por ciento). En promedio, solo el 37 por ciento de los sistemas se integran con las soluciones de T&E de las organizaciones, lo que genera un rendimiento subóptimo y una mala experiencia de los empleados. También hubo un deseo de mejorar la experiencia de extremo a extremo para T&E (70 por ciento) y progresar en la forma en que los equipos colaboran cuando planifican viajes (70 por ciento).

La transformación digital impulsa enfoques modernos para viajes y gastos
Las organizaciones están abrumadoramente de acuerdo (82 por ciento) en que mejorar sus procesos y herramientas de T&E es fundamental para reducir costos y aumentar la eficiencia en las operaciones comerciales. Las herramientas de gestión de T&E deben permitir una experiencia colaborativa y eficiente de reserva de viajes, pago y gastos. El 79 por ciento de los líderes corporativos creen que mejorar la forma en que administran T&E es fundamental para mejorar la experiencia de los empleados y reconocen que los desafíos con los procesos de T&E tienen un impacto negativo en la productividad y el compromiso de los empleados.

Rudy Daniello, vicepresidente ejecutivo de Amadeus Cytric Solutions , dijo: “Acelerar la transformación digital de los viajes y los gastos es una prioridad principal para muchas organizaciones a medida que nos acercamos al próximo año. A medida que el mundo del trabajo se recalibra para un futuro híbrido, los procesos, las tecnologías y la cultura deben actualizarse para impulsar un mayor compromiso y facilitar una mejor colaboración entre los empleados al planificar los viajes”.

Si se implementan con éxito, las nuevas soluciones pueden aumentar el cumplimiento de las políticas de gestión de viajes y facilitar la presentación de informes. El riesgo de no implementar soluciones digitales también es real, con solo el 41 % de los responsables de la toma de decisiones de gestión de viajes y finanzas encuestados que afirman que auditan todas las declaraciones de gastos, dejando a más de la mitad abierto al fraude, error humano y problemas de cumplimiento.

Los pagos virtuales son clave para disipar las preocupaciones de los empleados sobre viajes y gastos

La presión por el cambio proviene de varias direcciones, de todos los niveles de las corporaciones. La mayor queja de los empleados proviene de tener que pagar de su propio bolsillo los viajes, una situación que puede superarse mediante el despliegue de tarjetas virtuales y otras soluciones integradas.

Para el 76 % de los líderes, los pagos virtuales son la funcionalidad más valorada en una plataforma integral de gestión de viajes y gastos. En total, el 50 % de los encuestados cree que una de las mayores ventajas obtenidas de los pagos virtuales es una mejor visibilidad y control sobre los gastos de viaje, mientras que el 48 % consideró que esta tecnología los ayuda a reducir el riesgo de fraude y el 46 % dijo que las herramientas mejoraron el IVA. procesos de recuperación.

Daniello concluyó: “La auditoría de los informes de gastos puede ser un proceso largo y manual, especialmente cuando los empleados deben enviar recibos en papel o cuando la información se recopila en soluciones basadas en hojas de cálculo. Los sistemas totalmente automatizados, incluidos los pagos digitales, pueden ser una respuesta eficiente”.

“Desde la pandemia y el paso al trabajo híbrido, las expectativas de los empleados en torno a la tecnología han aumentado y ha habido una caída considerable en la satisfacción. Un enfoque en la experiencia de los empleados mediante el uso de tecnología colaborativa podría ayudar a revertir estas tendencias, impulsando el compromiso, contribuyendo a una industria sostenible y reduciendo los costos para las empresas”.

El estudio se realizó en Australia, Brasil, Francia, Alemania, India, países nórdicos, España, Reino Unido e Irlanda y Estados Unidos y Canadá. Cada uno de los 525 tomadores de decisiones sénior cuestionados representa una corporación con ingresos que oscilan entre $100 millones y $5 mil millones y entre más de 1000 y más de 20 000 empleados. La encuesta se realizó entre julio y agosto de este año.

Por Joanna Seymour-Taylor, Comunicaciones Corporativas de AMADEUS